Ägare - anvisningar för Utsidan

Vänligen klicka på överskrifterna för att synliggöra innehållet.

[+] Allmänt

Det finns på Boverket möjlighet att skapa en digital samarbetsyta – Boverket – Utsidan – att använda vid samarbeten och arbetsgrupper. På en samarbetsytan kan så kallat arbetsmaterial/mellanprodukter hanteras på ett smidigt sätt.

Det grundläggande kravet för en samarbetsyta på Boverket – Utsidan är att den är kopplad till Boverkets verksamhet. Exempel på samarbeten och arbetsgrupper där Boverket – Utsidan kan användas är:

Nätverk med andra myndigheter.
Utredningar tillsammans med andra myndigheter och/eller externa experter.
Verksamhetsutvecklingsprojekt/-uppdrag.
IT-utvecklingsprojekt/-uppdrag.

Det måste för varje samarbetsyta finnas:

Ett väl definierat och avgränsat syfte.
En planerad livslängd.

Boverket – Utsidan ägs, förvaltas och är under drift av Boverket. Det finns tre behörighetsgrupper: ägare, medlemmar och besökare. Det är Boverket som beslutar när en samarbetsyta ska skapas och när den ska avvecklas. Endast anställda på Boverket får vara ägare (administratör) av samarbetsytorna. Medlemmar och besökare kan vara både Boverksanställda (Boverksanvändare) och externa användare.

Boverket – Utsidan får inte användas för privat bruk. Det åligger varje enskild användare att tillse att detta efterlevs.

Känsliga uppgifter och handlingar, som bedöms kunna beläggas med sekretess, får inte hanteras i Boverket – Utsidan. Sådana uppgifter kan vara affärskontakter med enskilda, personalärenden och liknanden.

Endast personuppgifter som samtycks till i samband med att användare skapar sitt användarkonto (förnamn, efternamn, mejladress och lösenord) får lagras på Boverket – Utsidan.

Under tiden för samarbetsytans fortlevnad ansvarar ägaren för att ta om hand handlingar som kräver diarieföring enligt gällande bestämmelser och Boverkets process om diarieföring. När samarbetsytan avvecklas ansvarar ägaren också för att handlingar tas om hand för diarieföring enligt gällande bestämmelser och Boverkets processer för diarieföring och arkivering.

[+] Behörigheter

Ägare av samarbetsytor på Boverket – Utsidan kan endast vara anställda på Boverket. Den tekniska behörigheten för att skapa nya samarbetsytor har Boverkets helpdesk.

Ägaren får administrationsrättigheter till ytan och kan ändra strukturen på samarbetsytan (t.ex. lägga till och ta bort hela dokumentbibliotek eller listor). Ägaren har även ensamt rätten att godkänna nya medlemmar och besökare till samarbetsytan. Utöver ägaren har endast medlemmar (inbjudna av ägaren på respektive samarbetsyta) behörighet till samarbetsytan.

Samtliga medlemmar och besökare på samarbetsytan (även anställda på Boverket) behöver vara inbjudna av ägaren till ytan samt ha ett användarkonto för att få tillgång till samarbetsytan.

Boverkets anställda använder sitt vanliga konto för inloggning vilket innebär att behörighet till samarbetsytan per automatik upphör då anställningen avslutas. Om externa användare inte längre bör få tillgång till ytorna ska de inaktiveras av ägaren till samarbetsytan.

Inloggningsuppgifter (konto och lösenord) är personliga och det är inte tilllåtet att dela dessa med annan person eller att använda annans konto.

[+] Tillgänglighet

Boverket har som mål att Boverket – Utsidan ska vara tillgänglig kontinuerligt med undantag för planerade driftsavbrott.

[+] Support

Kontakta ägaren av samarbetsytan vid problem eller frågor.

[+] Administrera behörigheter

Personer och grupper

Det finns tre behörighetsgrupper på respektive samarbetsyta.

Behörighetsgrupp

Behörighetsnivå

Besökare på

[namn samarbetsyta]

Läsbehörighet.

Ger möjlighet att läsa innehållet på samarbetsytan.

Medlemmar på

[namn samarbetsyta]

Redigeringsbehörighet.

Samma behörighet som besökare samt möjlighet att skapa, redi-gera och ta bort innehåll i befint-liga listor och dokumentbibliotek på samarbetsytan.

Ägare av

[namn samarbetsyta]

Administratörsbehörighet. Samma behörighet som med-lemmar samt möjlighet att skapa listor och bibliotek och bjuda in nya besökare/medlemmar till samarbetsytan.

[+] Lägg till användare (medlemmar)

Observera att externa användare behöver ha ett konto för att man ska kunna tilldela behörighet till dessa. Konto för extern användare skapas från sidan https://utsidan.boverket.se .

Externa användare ska skicka ett e-postmeddelande till ägaren av samarbetsytan när registrering av användarkontot är klart.

1. Navigera till samarbetsytan och klicka på "Inställningar" (kugghjulet) och välj "Webbplatsinnehåll".

2. Välj "Webbplatsinställningar".

3. Välj "Personer och grupper"

4. Markera den grupp användaren ska tillhör i menyn till vänster och där-efter "Nytt – Lägg till användaren i den här gruppen"

5. Sök efter användare.

a. Användare anställda vid Boverket. Hittas via namn, E-postadress, användarnamn.

b. Externa användare. Hittas via e-postadress.

Observera att externa användare behöver ha ett konto för att man ska kunna tilldela behörighet till dessa.

Bekräfta avsedd användare genom att klicka på användarnamnet.

Det går även bra att söka och lägga fler användare samtidigt.

6. Man kan välja att skriva ett meddelande som automatiskt skickas till de användare som läggs till i gruppen. Vill man inte skicka meddelande, klicka på länken "VISA ALTERNATIV" och avmarkera kryssrutan "Skicka en e-postinbjudan". Klicka på knappen "Dela" för att verkställa.